Cose da sapere per organizzare un evento aziendale di successo

Organizzare un evento aziendale significa potenziare la comunicazione della propria azienda e del proprio brand ed aumentarne la visibilità

Spesso disponiamo di tante idee, il che è un bene perché ci permette di vagliare più scenari, ma tante idee possono distoglierci dall’obiettivo e rallentare l’organizzazione dell’evento.

Una check list ci aiuterà a non tralasciare alcun dettaglio e a tenere a mente tutti i passaggi da dover compiere.

Il primo passo è quello di chiederci perché vogliamo organizzare un evento aziendale.

Vi sembra una domanda scontata? Non lo è.

Obiettivi, target e budget

Gli eventi aziendali costituiscono un eccellente strumento di marketing, che può aiutarci a consolidare rapporti con clienti già acquisiti, farci aprire a nuovi contatti, rafforzare il team building, comunicare cambiamenti all’interno dell’azienda, premiare e riconoscere successi e molto altro, dunque, è importante chiederci quale è il nostro obiettivo e puntare dritto a quello.

Dopo aver risposto alla domanda sul perché abbiamo deciso di organizzare questo evento, passeremo a stabilirne la tipologia.

Sì, perché sotto l’identificazione di evento aziendale confluiscono tante realtà estremamente diverse.

Vogliamo organizzare un meeting, una cena, un cocktail party o una convention?

Tutto dipenderà dai nostri obiettivi e dal nostro target di riferimento.

Se ad esempio vogliamo premiare e riconoscere i successi aziendali del nostro team allora potremmo organizzare una convention, se invece l’evento è organizzato per consolidare il rapporto con i nostri clienti un cocktail party sarà sicuramente più adatto.

Dopo aver stabilito obiettivi e target è ora di tornare con i piedi per terra e stabilire il budget. Lo so, in questa fase è facile perdere l’entusiasmo ma questo non significa che anche piccoli eventi, con un budget ridotto, se ben organizzati non possano comunque portare a risultati soddisfacenti.

Dopo aver stabilito anche il budget è ora di scegliere la location.

La location

Gli elementi che dovrete tener presente quando scegliete la location sono:

• L’ampiezza degli spazi: gli spazi non devono essere né angusti, né troppo ampi rispetto al numero dei nostri ospiti. Nell’uno e nell’altro caso si andrebbero a creare problemi logistici e inoltre l’impatto visivo in entrambi i casi sarebbe pessimo.

• La raggiungibilità: la location che abbiamo scelto dovrà essere facilmente raggiungibile dai nostri ospiti ma anche dai fornitori e dagli addetti al catering.

• Possibilità di variazioni: è molto importante che lo spazio possa adeguarsi a piccoli imprevisti e variazioni che potrebbero insorgere prima o durante l’evento. Se abbiamo, ad esempio, scelto una location esterna per il nostro evento è bene assicurarsi che nel caso di variazioni metereologiche ci sia la possibilità di utilizzare strutture di copertura esterne o trasferirsi in uno spazio chiuso.

Dopo aver scelto la location arriva il momento di cominciare a promuovere l’evento e spedire gli inviti.

Comunicare con i nostri invitati è fondamentale e non è un’operazione da compiere unicamente pre-evento, ma andrà sviluppata durante e soprattutto post-evento.

Quando organizziamo un evento dobbiamo programmare ogni momento, non possiamo lasciare momenti morti ma dobbiamo pensare che ogni momento del nostro evento deve riuscire a mantenere alta l’attenzione dei nostri ospiti e favorirne il coinvolgimento.

Creare partecipazione e prendersi cura degli ospiti sono due elementi molto importanti che dobbiamo tener presente durante l’evento così da far sentire i nostri ospiti a proprio agio.

Consegnare al termine dell’evento dei prodotti personalizzati potrebbe essere un’idea per aumentare la brand awareness e permettere al nostro evento di essere ricordato dai nostri ospiti.

Tenete a mente che anche se avete pensato ad ogni piccolo particolare, potrebbe accadere che durante l’evento vi troviate a dover gestire imprevisti e lamentele, ma se ogni cosa è stata organizzata nel giusto modo non tarderete a trovare la soluzione al problema.